De voordelen van de PackControl verpakkingsregistratiesoftware
Je emballageregistratiesysteem in PackControl brengt je veel meer dan alleen maar een transactielijst. Grip krijgen op je emballagemanagement is makkelijker dan ooit. Ontdek hieronder de voordelen en mogelijkheden die PackControl je biedt.
.png?width=300&height=300&name=packcontrol%20illustration%20software%20capabilities%20(3).png)
Het automatiseren van je emballageregistratie is de oplossing om volledig grip te houden op je herbruikbare emballage. Je maakt minder fouten en bent sneller klaar.
Vervang je spreadsheets door één enkel emballagemanagementsysteem
Met de PackControl emballageregistratie-software automatiseer je de import, verwerking en afstemming van gegevens. Je koppelt eenvoudig met interne en externe databronnen en administratieve systemen. Voortaan besteed je zo min mogelijk tijd aan (handmatige) verwerking en heb je altijd grip op je herbruikbare emballage.
Ga van registreren naar echt managen van je herbruikbare emballage
Gebruik de PackControl emballagesoftware om je herbruikbare emballage echt te managen. Je gebruikt ons emballageregistratiesysteem om grip te houden op je eigen emballage, maar ook op poolingitems (EPS, IFC, CHEP, LPR, IPP, enz.) en alle herbruikbare verpakkingen van je leveranciers, klanten of vervoerders.
Verwerk emballagetransacties automatisch (of met de hand)
Hoewel automatische imports sneller en minder foutgevoelig zijn, kun je altijd nog kiezen om transacties handmatig in te voeren. Het scherm 'New Transfer' leidt je stap voor stap door het invoerproces.
Beheer klanten, leveranciers en vervoerders en koppel je systemen
Automatisch importeren, of handmatig toevoegen: je zet klanten, leveranciers en vervoerders eenvoudig in PackControl. En je automatiseert alle standaardregels en specifieke afspraken. Elke regel kun je automatisch toepassen, aanpassen en aanvullen.
Actieve koppelingen tussen je managementsoftware-systemen (ERP, CRM, WMS, TMS) en PackControl zorgen dat gegevens in alle systemen correct worden verwerkt.
Bewaak en controleer interne en externe locaties van herbruikbare emballage
Realiseer een efficiënte, doelmatige registratie en management van de aantallen en waarden van al je herbruikbare emballage op eigen (interne) locaties en op die van leveranciers, klanten en vervoerders.
Bepaal en bewerk bedrijfsregels (business rules)
Bepaal en bewerk alle zakelijke afspraken en regels die je voor je wederpartijen hebt. Transactieboekingen en saldo's worden automatisch goed aangemaakt. Je ziet gemakkelijk welke regels zijn toegepast op de ingeboekte transactie.
Creëer eenvoudig management-rapportages
Gebruik Custom Reports om managementinformatie of transactiegegevens te delen met collega's, management en wederpartijen. Zo blijft iedereen goed op de hoogte.
Blijf je werk doen zoals je gewend bent. Je creëert jouw PackControl emballageregistratiesysteem gemakkelijk volgens je bestaande zakelijke processen. We begrijpen dat de logistieke wereld veel complexiteiten heeft, met steeds weer afwijkende afspraken. Daarom kun je in PackControl zoveel instellingen aanpassen als je wilt zonder dat het ingewikkeld of complex wordt.
Ontwerp je eigen bedrijfsprocessen
PackControl is ontworpen om jouw manier van werken te ondersteunen. Voor alle belangrijke processen (overdrachten, reizen, tickets, huurcontracten, enz.) kun je statussen instellen die aansluiten bij de workflows en goedkeuringsprocessen binnen je organisatie.
Maak journaalregels, net als in je financiële systeem
PackControl creëert journaalregels voor elke afgeronde of gecontroleerde transactie, net als je financiële software. Hiermee berekent PackControl vervolgens saldo's en statiegeldbedragen. Onvoltooide transacties (die niet gecontroleerd of afgerond zijn) hebben geen effect op saldo's of statiegeld.
Naast de standaardinstellingen, kun je 'business rules' instellen waarmee je speciale afspraken met wederpartijen automatisch toepast op alle relevante boekingen.
Laat PackControl werken zoals jouw organisatie dat doet
Stel de standaard Organisation Settings zo in dat je PackControl emballageregistratiesysteem precies werkt zoals jij het wilt. Speciale afspraken met individuele wederpartijen als klanten, leveranciers en vervoerders, stel je makkelijk apart in.
Geef collega's de juiste rechten
Niet elke collega heeft volledige toegang nodig tot alle opties en niet iedereen hoeft alles te kunnen doen binnen het emballagebeheersysteem.
In PackControl stel je eenvoudig gebruikersprofielen in met een combinatie van:
- Entiteitsrechten
- Actierechten
- Statusrechten
Creëer gepersonaliseerde menu's
Maak een of meer gepersonaliseerde menu's om bijvoorbeeld dagelijks gebruikte functies te onderscheiden van de functies die je maar af en toe gebruikt.
Het opzoeken, controleren en handmatig toepassen van overeenkomsten en speciale afspraken met wederpartijen en pool operators kan je veel tijd kosten. De PackControl Business Rules maken het makkelijk. Hiermee automatiseer je alle afspraken. Ze worden automatisch en consistent toegepast op alle relevante transacties.
Pas standaard- en aangepaste regels automatisch toe
Als je gebruik maakt van herbruikbare emballage, heb je meestal je eigen specifieke regels en afspraken met wederpartijen en poolingbedrijven. Dit maakt elke emballageadministratie anders.
In PackControl organiseer je al die unieke, variabele aspecten zonder problemen. Je definieert simpelweg de verschillende Business Rules in PackControl (verantwoordelijkheidsregels, saldoregels, poolingregels, prijsregels, enz.). Je bent flexibel in je instellingen en kunt ze altijd aanpassen als er iets verandert.
De ingestelde regels kunnen algemeen of heel specifiek van toepassing zijn. Soms zijn ze van invloed op een enkele journaalregel, andere keren op een hele transactie. Je hoeft niet langer uit te zoeken hoe het zit, want PackControl past een eenmaal ingestelde regel automatisch toe waar het moet. En wil je controleren of het goed is gegaan, dan kun je bij elke transactie duidelijk zien welke regels zijn toegepast.
Gebruik Responsibility Rules om emballage-items aan de juiste wederpartij toe te wijzen
Waar herbruikbare verpakkingen van plek wisselen, wordt er vaak een saldo opgebouwd met de wederpartij. In de meeste gevallen gelden algemene regels, maar soms wil je die aanpassen, om saldo op te bouwen bij een andere partij, zoals de vervoerder. Zulke afwijkende afspraken gelden vaak voor partijen die werken met emballage-items als europallets en CC-karren.
In PackControl wijs je makkelijk de verantwoordelijkheid toe in de Responsibility Rules. Van generieke regels tot zeer specifieke voor een enkele wederpartij of emballage-item.
Je hoeft zo'n regel maar eenmaal in te stellen. Daarna wordt hij altijd automatisch toegepast op elke relevante transactie. Welke regel is toegepast is zichtbaar in het transactiescherm. Zo kun je het makkelijk controleren en in de gaten houden.
Beheer aantallen en locaties van herbruikbare emballage met Balance Rules
Om winstgevend te kunnen ondernemen, is het nodig om optimaal gebruik te maken van je herbruikbare emballage. Dan is het belangrijk om grip te houden op het aantal artikelen (of hun waarde) bij specifieke accounts, vervoerders of op bepaalde (interne of externe) locaties.
Je kunt bijvoorbeeld de volgende voorwaarden instellen:
- Het minimum aantal items dat altijd op voorraad moet zijn
- De maximale hoeveelheid of waarden van items die iemand op voorraad mag houden
Deze regels kunnen meldingen of ingave-beperkingen activeren en kunnen worden gebruikt voor analyse.
Bereken automatisch saldo's voor poolingemballage met de Pooling Rules
Een voordeel van het huren van emballage bij een poolingbedrijf is dat je geen saldo hoeft bij te houden met wederpartijen. Ook werken de meeste poolingbedrijven met pay-per-use-contracten, waardoor je geen saldo met hen hoeft bij te houden. Er zijn echter nogal wat uitzonderingen en die automatiseer je makkelijk in PackControl.
Vaste hoeveelheden (fixed-quantity contracten)
Sommige poolingbedrijven gebruiken contracten voor vaste hoeveelheden (b.v. voor CBL-kratten of Loscam-pallets). Hierbij wil je een (tegoed)saldo opbouwen bij de pooling operator, zodat je precies weet hoeveel items je nog mag ophalen. In PackControl maak je voor elke uitzondering eenvoudig een instelling, zodat de juiste berekeningen automatisch worden gemaakt.
Wederpartijen van buiten je verpakkingspool
Als je wederpartij geen lid is van de pool die jij gebruikt (b.v. EPS, IPP, IFCO, CHEP, Loscam, LPR, etc.) verandert je aansprakelijkheid naar de pooling operator niet bij een transactie met die wederpartij. Voor het retourneren van je artikelen ben je afhankelijk van de wederpartij. Om dat in de gaten te houden, wil je bij deze wederpartij een saldo registreren. Stel een Pooling Rule in om deze registratie zonder moeite te automatiseren. Zo kan het niet meer fout gaan.
Krijg grip op je statiegeldverrekening met Financial Rules
Statiegeld voor grote volumes herbruikbare verpakkingen hebben veel impact op je cashflow en financiën. De juiste bedragen moeten aan de juiste tegenpartij of poolingbedrijf worden berekend. Een verkeerde berekening kan veel geld kosten.
In PackControl heb je volledige controle over statiegeldberekeningen.
- Bereken en registreer statiegeld per account of per emballage-item.
- Match statiegeldberekeningen met je financiële systeem, zodat ze correct en tijdig kunnen worden gefactureerd.
- Verleg de verantwoordelijkheid voor het statiegeld naar wederpartijen of een pool operator (denk b.v. aan de deposit clearing optie bij Euro Pool System).
- Automatiseer uitzonderingen als er bijvoorbeeld standaard geen statiegeld in rekening wordt gebracht, maar aan bepaalde wederpartijen wel.
Bewaak items die nog niet zijn gecrediteerd door de pooling operator via Effective Date Rules
Houd zicht op items die je fysiek hebt afgeleverd bij je wederpartij, maar die nog niet zijn gecrediteerd door de pooling operator.
Wat is de effective date offset bij poolingemballage?
De effective date offset is het aantal dagen dat verstrijkt tussen de fysieke ontvangst van items door je wederpartij en de datum waarop ze op je pooling-account worden verwerkt. Je kent ze misschien ook als wachtdagen. Ze zijn vaak van toepassing op herbruikbare emballage als CBL-kratten (in Nederland) en CHEP of Loscam-pallets (in Australië).
Om grip te houden op de aantallen en waarden van je poolingemballage en saldo's echt goed te kunnen controleren, wil je precies weten wat je saldo is, ook als ze zich in deze tussenfase bevinden. In PackControl stel je ze via de Effective Date Rules eenvoudig in, zodat je altijd precies weet hoe je saldo in elkaar steekt.
Bereken saldo's (of niet) voor specifieke accounts of locaties met Tracking Rules
Standaard registreert PackControl een saldo met een wederpartij als er items worden uitgewisseld. Met de Tracking Rules bepaal je of er wel of niet een saldo wordt opgebouwd en onder welke omstandigheden dat gebeurt. Na het instellen van de regel wordt deze automatisch toegepast waar relevant.
Je kunt Tracking Rules per item of groep items instellen. Bijvoorbeeld:
- Geen balansopbouw met wederpartijen (vergelijkbaar met single-use items of diensten)
- Saldo-opbouw met een account, maar niet voor een specifieke locatie
- Saldo-opbouw met een specifieke wederpartij of groep wederpartijen
- Alleen saldo-opbouw op je eigen locaties
Pas instellingen aan voor specifieke (groepen) wederpartijen, locaties en items
Geef organisatie-instellingen op die van toepassing zijn op je hele organisatie, of op individuele of groepen wederpartijen, locaties en emballage-items.
Om misverstanden en onduidelijkheden te voorkomen, kun je in PackControl altijd precies zien welke regels in een overboeking zijn verwerkt.
Registratie op ritniveau
Werk je op ritniveau, dan kun je in de PackControl Transport & Trip Module alle laad- en losactiviteiten binnen de rit op één scherm weergeven. Zo houd je makkelijk overzicht en verwerk je eenvoudig alle ritten en transfers.
Ritten aanmaken
Ritten aanmaken is simpel. Je vult de relevante informatie in of importeert alle gegevens uit je TMS (Transport Management Systeem). Waar van toepassing geef je aan hoeveel emballage-items er aan het begin van de rit aanwezig zijn in de trailer. Je kunt een rit ook eenvoudig doorzetten naar de volgende operationele status voor snellere verwerking.
Transfers toevoegen aan een rit
De afzonderlijke transfers binnen een trip - het laden en lossen van goederen en emballage op de verschillende locaties - voer je eenvoudig in PackControl in. Je kunt instellen welke partij verantwoordelijk is: jij zelf, de verzender of de ontvanger. Zo zijn de saldo's en te verrekenen kosten altijd correct.
Registreer meerdere accountsaldo's op één adres
Registreer saldo's van meerdere accounts op één locatie. Je kunt de locatie alle saldo's per account in één overzicht toesturen.
Maak en beheer emballageverhuurcontracten
Maak eenvoudig zowel korte- als langetermijncontracten voor emballageverhuur en stel specifieke details nauwkeurig in. Bereken huurprijzen en abonnementen voor een vlotte facturering. Je kunt contractstadia instellen en contracten online laten ondertekenen. Je vindt bestanden eenvoudig terug in PackControl voor snelle controle, beheer en contractonderhandelingen of -vernieuwing.
Bereken prijzen op basis van saldo
Bereken huurprijzen op basis van openstaande saldo's en voeg waar nodig opslagkosten toe. Maak nauwkeurige berekeningen op basis van aangepaste huurprofielen. Voor een nauwkeurige planning en geautomatiseerde berekeningen kun je werkdagen en feestdagen instellen.
Bereken prijzen en extra's per item of transfer
In de PackControl software kun je makkelijk kosten toevoegen aan de huurberekening. Stel Fee Rules of Price Rules in voor elk product zodat verwerkingskosten, waskosten en andere kosten altijd nauwkeurig worden berekend en gefactureerd.
Pas meerdere prijsklasse-opties toe
Je kunt kiezen uit verschillende prijsopties die aansluiten bij je processen en speciale afspraken.
- Volumeprijzen
- Staffels
- Getrapte prijzen
- Nieuwe prijs
- Kortingspercentage
- Percentage op de kostprijs
- Kortingsbedrag
Exporteer journaalposten naar je financiële systeem
Door journaalposten te exporteren naar je financiële systemen zorg je dat alle berekeningen snel en nauwkeurig kunnen worden verwerkt in facturen en rapportages. Je bespaart tijd en voorkomt fouten omdat alle essentiële gegevens direct vanuit PackControl naar je boekhoudsoftware worden doorgezet.
Maak tickets aan om claims af te handelen
De Ticketing Module in PackControl bespaart je een hoop tijd. Claims met betrekking tot missende of beschadigde items leg je vast binnen het account van de wederpartij voor een snelle afhandeling. Je voegt eenvoudig de benodigde informatie in en stuurt de claim direct naar de juiste persoon. De communicatie verloopt hierdoor snel en makkelijk en je houdt de voortgang eenvoudig in de gaten. Zowel lopende als eerdere claims vind je eenvoudig terug.
Voeg claims toe via het PackControl Customer Portal
Je kunt claims toevoegen via het gedeelde klantenportaal in PackControl. Alle informatie is direct zichtbaar voor de juiste persoon bij je wederpartij (leverancier, klant, transporteur) en claims kunnen snel worden afgehandeld.
Stel de Ticket Status in en vorm je eigen ticketing proces
Geef aan welke stappen passen bij de werk- en authorisatieprocessen binnen je organisatie zodat je snel en nauwkeurig grip houdt op je claims.
Registreer individuele emballage-items
Registreer elk emballage-item individueel. Zo houd je grip op beschikbaarheid, verlies en kosten.
Koppel afzonderlijke emballage-items aan trackers (GPS, LoRaWAN, RFID), QR-codes, barcodes
Koppel elk emballage-item aan een tracker (GPS, LoRaWAN, RFID, etc.), QR-codes of (GRAI) barcodes. Dit geeft je extra mogelijkheden om je herbruikbare emballage te volgen.
Koppel PackControl met elke tracker service provider
Koppel PackControl aan het online portaal van je tracker-serviceprovider.
Via Deep Linking kun je in één klik de exacte locatie van je item(s) zien. Afhankelijk van de tracker kunnen tracker-serviceproviders extra functionaliteit bieden, zoals temperatuurregeling, vochtigheidsregeling en gerelateerde meldingen.
Deze functie is vooral geschikt voor kostbare emballage-items of gevoelige goederen.
Automatisch verwerken als je wederpartij ook PackControl gebruikt
Dit is makkelijk. Via Data Sharing deel je alle transacties eenvoudig binnen PackControl. Een veilige manier van werken: je wederpartij ziet alleen de informatie die nodig is om de transacties of saldi af te stemmen en goed te keuren.
Automatisch afstemmen als je wederpartij PackControl niet gebruikt
Transactieoverzichten (.xlsx of .csv) die je wederpartij je stuurt, importeer je eenvoudig in PackControl. De transacties worden automatisch verwerkt in jouw PackControl emballageadministratie. Als er afwijkingen zijn, worden die gemarkeerd, zodat je ze snel kunt afhandelen.
Automatische importen zijn ook mogelijk, in samenwerking met je wederpartij.
Beheer eenvoudig alle gedeelde en afwijkende data voor automatische afstemming
Stel eenvoudig in welke wederpartij bepaalde transacties mag bekijken en beheer welke wederpartijen hun gegevens met jou delen. Ook de afstemming van die gegevens stel je eenvoudig zelf in.
Je geeft bijvoorbeeld via value mapping aan welke gegevens bij elkaar horen, ook al zien ze er verschillend uit.
Zo kan het bijvoorbeeld zo zijn dat artikelnummer 1234 van je wederpartij overeenkomt met jouw artikel abc. Je hoeft maar eenmaal in te stellen hoe het zit en daarna gaat het elke keer goed.
Bepaal Matching Rules
Je kunt onbeperkt Matching Rules instellen. Dit maakt je PackControl emballageregistratiesysteem flexibel, want hoe transacties of accounts in andere systemen worden geregistreerd, maakt voor PackControl niet uit.
Voorbeeld
Je wederpartij gebruikt het veld Transactienummer om een afgesproken referentienummer (b.v. een CMR-nummer) te registreren. In je eigen administratie, heet dit veld 'Zendingnummer'. Via de Matching Rules geef je aan dat deze velden moeten matchen om de transactie goed te kunnen verwerken.
Automatiseer de afstemming van emballagetransacties
Op basis van de Matching Rules stemt PackControl je transacties automatisch af met de transacties die zijn geregistreerd door je wederpartijen en/of pool operators. Eventuele afwijkingen worden automatisch gemarkeerd, zodat je snel actie kunt ondernemen.
Controleer afwijkende, gemarkeerde transacties
Transacties die niet of niet helemaal voldoen aan een of meer Matching Rules worden geplaatst in het Reconciliation Review. Hier kun je ze eenvoudig nakijken en de transacties alsnog verwerken.
Stel de Balance Lock Date in om een verwerkte periode te blokkeren
Na complete saldoafstemming met wederpartijen en poolingbedrijven kun je een Balance Lock Date (saldoblokkeringsdatum ) instellen. Dit betekent dat er tot deze datum geen verdere transacties meer kunnen worden toegevoegd of gewijzigd in PackControl. Hierdoor staat het afgesproken saldo ook daadwerkelijk vast.
Je kunt Balance Lock Dates instellen voor je gehele emballageadministratie of per individuele wederpartij of pool operator.
In PackControl heb je alle informatie rond je herbruikbare emballageadministratie in één systeem. Je haalt met gemak de benodigde informatie op voor al je managementrapportages.
Inzicht in herbruikbare emballage per locatie
Bekijk en beheer herbruikbare emballage per locatie. Je beheert eenvoudig meerdere locaties en kunt gegevens delen met relevante partijen, of die intern zijn of extern.
Inzicht in herbruikbare emballage per account
Bekijk en beheer herbruikbare emballage-items per account van je wederpartijen, zoals leveranciers, klanten, vervoerders en poolingbedrijven.
Inzicht in specifieke herbruikbare emballageitems
Krijg grip op het gebruik en de locatie van specifieke emballage-items door de gegevens per emballage-item zichtbaar en beheersbaar te maken.
Individuele registratie van herbruikbare emballage-items
Registreer en volg items via trackers (GPS, LoRaWAN, RFID), QR-codes of (GRAI) barcodes. Koppel individuele items aan de trackers of QR-codes die je aan het item hebt bevestigd.
Deel je inzichten
Maak eenvoudig saldo-overzichten en (management)rapportages en deel ze met je collega's en wederpartijen.
Je kunt gerust handmatig gegevens invoeren in PackControl als je dat wilt. Maar waarom zou je, als PackControl het voor je kan doen. Zo maak je minder fouten en ben je veel sneller klaar. Dat vind je vast niet erg.
Plan en automatiseer gemakkelijk je gegevensimport
Plan de import van bestanden en gegevens uit je eigen systemen en die van wederpartijen. Dit gaat eenvoudig via de PackControl Loader Tasks, waarmee je het instelproces stap voor stap doorloopt. Eenmaal ingesteld, worden de imports uitgevoerd op de tijden die je hebt gepland.
Gebruik de API om gegevens uit te wisselen met je management software (ERP, CRM, WMS, TMS, etc.)
Importeer automatisch gegevens uit je ERP, CRM, Warehouse Management System (WMS) of Transport Management System (TMS) via de gebruiksvriendelijke PackControl-API.
Exporteer eenvoudig gegevens via een API-verbinding naar business intelligence-software zoals Power BI. De PackControl API Explorer is in elk scherm beschikbaar. Creëer snel de code om je emballageadministratie te koppelen aan de Power BI analysesoftware.
Iedereen met de juiste gebruikersrechten kan een Power BI API-koppeling opzetten, zelfs zonder kennis van zulke koppelingen.
Eenmaal ingesteld, worden de relevante gegevens telkens bijgewerkt als je in Power BI op 'gegevens vernieuwen' klikt. Zo kun je je emballagegegevens analyseren en interpreteren op een manier die past bij jouw stijl van managementrapportage en besluitvorming.
Definieer importen die passen binnen jouw emballagesysteem
Bepaal precies welke gegevens je wilt importeren, vanuit welke systemen. In PackControl heb je de flexibiliteit om je eigen keuzes te maken en zo grip te houden op je herbruikbare emballagesysteem.
Pre-processing voor optimale gegevensuitwisseling tussen systemen
Pre-processing of voorbewerking omvat het opschonen, aanpassen en voorbereiden van gegevens om te zorgen dat ze kloppen, overeenstemmen en bruikbaar zijn in PackControl.
Het gebruiksvriendelijke PackControl pre-processingsysteem zorgt dat het importproces vlekkeloos verloopt. Voor je transacties importeert, kun je gegevens wijzigen, toewijzen en aanpassen, zodat ze naadloos kunnen worden geïmporteerd in je emballageregistratiesysteem.
Herken en controleer eenvoudig alle onvolledige of mislukte transactie-importen
Wanneer transactiegegevens missen of de registratie mislukt, wordt een transactie in de Import Buffer geplaatst. Hiermee zie je makkelijk welke informatie je nog na moet kijken. Je maakt snel de benodigde aanpassingen, of kunt actie ondernemen op afwijkingen.
Hou grip op alle herbruikbare-emballagegegevens, zelfs als ze inconsistent zijn
Gegevensinvoer kan variëren tussen verschillende systemen en dat leidt tot verschillen, b.v. in de wijze waarop bedrijfsnamen en adressen worden vastgelegd. Waar je in het ene systeem een klantnaam afkort, gebruik je ergens anders misschien de volledige naam.
PackControl Value Mapping geeft je volledige controle over je gegevens, zodat je verschillend geregistreerde gegevens makkelijk met elkaar kunt matchen en doublures of afwijkingen kunt voorkomen.
Moeiteloos gegevens uit verschillende bronnen op elkaar afstemmen
Als PackControl onregelmatigheden constateert, worden deze gemarkeerd en wordt er een voorstel voor data mapping gegenereerd.
Data mapping is een geautomatiseerde manier om verschillen tussen gegevens uit meerdere systemen te elimineren.
Met een simpele klik voer je de voorgestelde mapping uit. Zo worden de gekoppelde gegevens bij alle volgende imports naadloos met elkaar geïntegreerd. Deze gestroomlijnde aanpak zorgt voor een meer efficiënte en nauwkeurige gegevensverwerking.
Makkelijk wederpartijen en items importeren met de Startup Template
Om zo snel mogelijk aan de slag te kunnen, hebben we met hulp van onze gebruikers een Master Startup Template ontwikkeld. Hiermee integreer je gemakkelijk alle bestaande gegevens naar je nieuwe PackControl emballageadministratie.
Alles gaat automatisch, dus je hoeft gegevens over emballage-items, leveranciers, klanten, poolingbedrijven en vervoerders niet handmatig in te geven. Na de eerste import kun je gegevens verrijken met aanvullende data-importen uit andere systemen (b.v. adressen, locaties, contactpersonen uit je CRM of ERP).
Als je wilt, kun je het simpel houden. Het enige dat je echt over je wederpartij hoeft te weten is de naam en een zoekcode. Als het nodig is, kun je andere gegevens later nog importeren of handmatig toevoegen.
Gebruik Upsert om gegevens goed te laten corresponderen
Het woord 'upsert' is een samenvoeging van 'update' en 'insert' (invoegen). Als een record in je importbestand overeenkomt met een bestaand record, dan wordt het bestaande record bijgewerkt met de waarden in je bestand. Wordt er geen match gevonden, dan wordt een nieuw record aangemaakt (inserted). De upsert-methodiek wordt standaard gebruikt in alle importprocessen in PackControl, zodat gegevens uit meerdere bronnen correct kunnen worden samengevoegd.
Gebruik de Master Product List als basis voor een snelle start
De PackControl Master Product List bevat bijna 200 herbruikbare-emballage-items. Er worden regelmatig nieuwe (pooling-) items toegevoegd. De artikelen uit deze lijst kun je klonen en aanpassen voor gebruik in jouw administratie. Uiteraard kun je ook je eigen, unieke emballage-items toevoegen aan je PackControl emballageregistratiesysteem.
Vooraf ingevulde standaardeigenschappen in de hoofdlijstitems maken het eenvoudiger om je administratie in te richten. Om gegevensuitwisseling met andere softwarepakketten (o.a. ERP, TMS, WMS) te stroomlijnen zijn GTIN-nummers (voorheen EAN-codes) toegevoegd.
Slimme data-matching, zelfs als je verschillende namen gebruikt voor een variabele
Je komt er niet onderuit: als je gegevens importeert uit meerdere bronnen (ERP, CRM, TMS, WMS, etc.), kom je altijd wel naamgevingsverschillen tegen. Dit gebeurt als je bijvoorbeeld bedrijfsnamen, productbenamingen of andere variabelen in verschillende systemen net even anders spelt of afkort. In PackControl hebben we hiervoor een slimme oplossing met data matching.
Voorbeeld
Stel, je kort een klantnaam af in je ERP, gebruikt de volledige naam van het bedrijf in je WMS en in je TMS staat een spelfout. Zulke verschillen worden in PackControl automatisch gematcht via de value-mapping-module.
Automatisch matchen
Voor het matchen van de bronwaarden gebruiken we AI-achtige logica. We noemen dit value mapping. Met de gebruiksvriendelijke matching-interface in PackControl kun je zelf de afwijkende gegevens eenvoudig met elkaar in overeenstemming brengen. Eenmaal bevestigd, wordt de toegewezen combinatie automatisch gebruikt bij alle volgende imports.
Het is echt niet moeilijk, maar we helpen je graag op weg
Hoewel we het starten met PackControl zo makkelijk en automatisch mogelijk voor je hebben gemaakt, snappen we ook dat je dit niet elke dag doet. Het exporteren en importeren van data en het koppelen van je interne systemen met PackControl kan heel ingewikkeld lijken. PackControl biedt je volledige ondersteuning bij de implementatie zo dat je echt snel aan de slag kunt.
Je kunt PackControl op veel manieren personaliseren. Voeg je eigen bedrijfslogo en huisstijlkleuren toe. Zo wordt jouw emballageregistratiesysteem echt van jou.
Personaliseer de user-interface
Voeg je eigen logo toe en pas de kleuren van de PackControl user-interface aan je huisstijlkleuren aan.
Personaliseer Excel- and pdf-rapporten
Personaliseer Excel- en pdf-rapportages en -overzichten die je naar je collega's, leveranciers, klanten, vervoerders en andere wederpartijen stuurt. Voeg je bedrijfslogo en huisstijlkleuren toe en geef je overzichten een professionele uitstraling.
Personaliseer je PackControl inlogscherm
Peronaliseer het inlogscherm volgens de huisstijl van je bedrijf.
Je kunt het loginscherm aanpassen met jouw huisstijlkleuren en kunt een van je eigen websitepagina's instellen als onderdeel van je inlogscherm. Zo kun je bijvoorbeeld je homepage, contactpagina of nieuwsberichten laten zien.
Wederpartijen die toegang hebben tot het Counterpart Portal om hun saldo's te controleren, krijgen hiermee het gevoel dat ze in jouw eigen omgeving aan het werk zijn, terwijl ze inloggen in jouw PackControl-omgeving.
Personaliseer het Counterpart Portal
Gebruik je eigen huisstijl en logo in het Counterpart Portal waarmee je informatie kunt uitwisselen met wederpartijen en saldo's kunt afstemmen. Wederpartijen die dit Portal gebruiken herkennen zo direct jouw organisatie.
Log uit naar een zelfgekozen webpagina
Personaliseer de uitlogpagina waar je gebruikers op terechtkomen na het uitloggen. Dit kan een van je eigen pagina's zijn, of een andere url. De keuze is aan jou.
PackControl is ontwikkeld om jouw administratieve processen te ondersteunen. Of je nu alleen maar je foutgevoelige Excel-spreadheets wilt vervangen, of op zoek bent naar een volledig geautomatiseerd emballageregistratiesysteem, wij hebben de juiste oplossing voor je.
Informatie over prijzen en functionaliteiten vind je op onze Producten-pagina.
Vervang je spreadsheets door één enkel emballagemanagementsysteem
Met de PackControl emballageregistratie-software automatiseer je de import, verwerking en afstemming van gegevens. Je koppelt eenvoudig met interne en externe databronnen en administratieve systemen. Voortaan besteed je zo min mogelijk tijd aan (handmatige) verwerking en heb je altijd grip op je herbruikbare emballage.
Ga van registreren naar echt managen van je herbruikbare emballage
Gebruik de PackControl emballagesoftware om je herbruikbare emballage echt te managen. Je gebruikt ons emballageregistratiesysteem om grip te houden op je eigen emballage, maar ook op poolingitems (EPS, IFC, CHEP, LPR, IPP, enz.) en alle herbruikbare verpakkingen van je leveranciers, klanten of vervoerders.
Verwerk emballagetransacties automatisch (of met de hand)
Hoewel automatische imports sneller en minder foutgevoelig zijn, kun je altijd nog kiezen om transacties handmatig in te voeren. Het scherm 'New Transfer' leidt je stap voor stap door het invoerproces.
Beheer klanten, leveranciers en vervoerders en koppel je systemen
Automatisch importeren, of handmatig toevoegen: je zet klanten, leveranciers en vervoerders eenvoudig in PackControl. En je automatiseert alle standaardregels en specifieke afspraken. Elke regel kun je automatisch toepassen, aanpassen en aanvullen.
Actieve koppelingen tussen je managementsoftware-systemen (ERP, CRM, WMS, TMS) en PackControl zorgen dat gegevens in alle systemen correct worden verwerkt.
Bewaak en controleer interne en externe locaties van herbruikbare emballage
Realiseer een efficiënte, doelmatige registratie en management van de aantallen en waarden van al je herbruikbare emballage op eigen (interne) locaties en op die van leveranciers, klanten en vervoerders.
Bepaal en bewerk bedrijfsregels (business rules)
Bepaal en bewerk alle zakelijke afspraken en regels die je voor je wederpartijen hebt. Transactieboekingen en saldo's worden automatisch goed aangemaakt. Je ziet gemakkelijk welke regels zijn toegepast op de ingeboekte transactie.
Creëer eenvoudig management-rapportages
Gebruik Custom Reports om managementinformatie of transactiegegevens te delen met collega's, management en wederpartijen. Zo blijft iedereen goed op de hoogte.
Ontwerp je eigen bedrijfsprocessen
PackControl is ontworpen om jouw manier van werken te ondersteunen. Voor alle belangrijke processen (overdrachten, reizen, tickets, huurcontracten, enz.) kun je statussen instellen die aansluiten bij de workflows en goedkeuringsprocessen binnen je organisatie.
Maak journaalregels, net als in je financiële systeem
PackControl creëert journaalregels voor elke afgeronde of gecontroleerde transactie, net als je financiële software. Hiermee berekent PackControl vervolgens saldo's en statiegeldbedragen. Onvoltooide transacties (die niet gecontroleerd of afgerond zijn) hebben geen effect op saldo's of statiegeld.
Naast de standaardinstellingen, kun je 'business rules' instellen waarmee je speciale afspraken met wederpartijen automatisch toepast op alle relevante boekingen.
Laat PackControl werken zoals jouw organisatie dat doet
Stel de standaard Organisation Settings zo in dat je PackControl emballageregistratiesysteem precies werkt zoals jij het wilt. Speciale afspraken met individuele wederpartijen als klanten, leveranciers en vervoerders, stel je makkelijk apart in.
Geef collega's de juiste rechten
Niet elke collega heeft volledige toegang nodig tot alle opties en niet iedereen hoeft alles te kunnen doen binnen het emballagebeheersysteem.
In PackControl stel je eenvoudig gebruikersprofielen in met een combinatie van:
- Entiteitsrechten
- Actierechten
- Statusrechten
Creëer gepersonaliseerde menu's
Maak een of meer gepersonaliseerde menu's om bijvoorbeeld dagelijks gebruikte functies te onderscheiden van de functies die je maar af en toe gebruikt.
Pas standaard- en aangepaste regels automatisch toe
Als je gebruik maakt van herbruikbare emballage, heb je meestal je eigen specifieke regels en afspraken met wederpartijen en poolingbedrijven. Dit maakt elke emballageadministratie anders.
In PackControl organiseer je al die unieke, variabele aspecten zonder problemen. Je definieert simpelweg de verschillende Business Rules in PackControl (verantwoordelijkheidsregels, saldoregels, poolingregels, prijsregels, enz.). Je bent flexibel in je instellingen en kunt ze altijd aanpassen als er iets verandert.
De ingestelde regels kunnen algemeen of heel specifiek van toepassing zijn. Soms zijn ze van invloed op een enkele journaalregel, andere keren op een hele transactie. Je hoeft niet langer uit te zoeken hoe het zit, want PackControl past een eenmaal ingestelde regel automatisch toe waar het moet. En wil je controleren of het goed is gegaan, dan kun je bij elke transactie duidelijk zien welke regels zijn toegepast.
Gebruik Responsibility Rules om emballage-items aan de juiste wederpartij toe te wijzen
Waar herbruikbare verpakkingen van plek wisselen, wordt er vaak een saldo opgebouwd met de wederpartij. In de meeste gevallen gelden algemene regels, maar soms wil je die aanpassen, om saldo op te bouwen bij een andere partij, zoals de vervoerder. Zulke afwijkende afspraken gelden vaak voor partijen die werken met emballage-items als europallets en CC-karren.
In PackControl wijs je makkelijk de verantwoordelijkheid toe in de Responsibility Rules. Van generieke regels tot zeer specifieke voor een enkele wederpartij of emballage-item.
Je hoeft zo'n regel maar eenmaal in te stellen. Daarna wordt hij altijd automatisch toegepast op elke relevante transactie. Welke regel is toegepast is zichtbaar in het transactiescherm. Zo kun je het makkelijk controleren en in de gaten houden.
Beheer aantallen en locaties van herbruikbare emballage met Balance Rules
Om winstgevend te kunnen ondernemen, is het nodig om optimaal gebruik te maken van je herbruikbare emballage. Dan is het belangrijk om grip te houden op het aantal artikelen (of hun waarde) bij specifieke accounts, vervoerders of op bepaalde (interne of externe) locaties.
Je kunt bijvoorbeeld de volgende voorwaarden instellen:
- Het minimum aantal items dat altijd op voorraad moet zijn
- De maximale hoeveelheid of waarden van items die iemand op voorraad mag houden
Deze regels kunnen meldingen of ingave-beperkingen activeren en kunnen worden gebruikt voor analyse.
Bereken automatisch saldo's voor poolingemballage met de Pooling Rules
Een voordeel van het huren van emballage bij een poolingbedrijf is dat je geen saldo hoeft bij te houden met wederpartijen. Ook werken de meeste poolingbedrijven met pay-per-use-contracten, waardoor je geen saldo met hen hoeft bij te houden. Er zijn echter nogal wat uitzonderingen en die automatiseer je makkelijk in PackControl.
Vaste hoeveelheden (fixed-quantity contracten)
Sommige poolingbedrijven gebruiken contracten voor vaste hoeveelheden (b.v. voor CBL-kratten of Loscam-pallets). Hierbij wil je een (tegoed)saldo opbouwen bij de pooling operator, zodat je precies weet hoeveel items je nog mag ophalen. In PackControl maak je voor elke uitzondering eenvoudig een instelling, zodat de juiste berekeningen automatisch worden gemaakt.
Wederpartijen van buiten je verpakkingspool
Als je wederpartij geen lid is van de pool die jij gebruikt (b.v. EPS, IPP, IFCO, CHEP, Loscam, LPR, etc.) verandert je aansprakelijkheid naar de pooling operator niet bij een transactie met die wederpartij. Voor het retourneren van je artikelen ben je afhankelijk van de wederpartij. Om dat in de gaten te houden, wil je bij deze wederpartij een saldo registreren. Stel een Pooling Rule in om deze registratie zonder moeite te automatiseren. Zo kan het niet meer fout gaan.
Krijg grip op je statiegeldverrekening met Financial Rules
Statiegeld voor grote volumes herbruikbare verpakkingen hebben veel impact op je cashflow en financiën. De juiste bedragen moeten aan de juiste tegenpartij of poolingbedrijf worden berekend. Een verkeerde berekening kan veel geld kosten.
In PackControl heb je volledige controle over statiegeldberekeningen.
- Bereken en registreer statiegeld per account of per emballage-item.
- Match statiegeldberekeningen met je financiële systeem, zodat ze correct en tijdig kunnen worden gefactureerd.
- Verleg de verantwoordelijkheid voor het statiegeld naar wederpartijen of een pool operator (denk b.v. aan de deposit clearing optie bij Euro Pool System).
- Automatiseer uitzonderingen als er bijvoorbeeld standaard geen statiegeld in rekening wordt gebracht, maar aan bepaalde wederpartijen wel.
Bewaak items die nog niet zijn gecrediteerd door de pooling operator via Effective Date Rules
Houd zicht op items die je fysiek hebt afgeleverd bij je wederpartij, maar die nog niet zijn gecrediteerd door de pooling operator.
Wat is de effective date offset bij poolingemballage?
De effective date offset is het aantal dagen dat verstrijkt tussen de fysieke ontvangst van items door je wederpartij en de datum waarop ze op je pooling-account worden verwerkt. Je kent ze misschien ook als wachtdagen. Ze zijn vaak van toepassing op herbruikbare emballage als CBL-kratten (in Nederland) en CHEP of Loscam-pallets (in Australië).
Om grip te houden op de aantallen en waarden van je poolingemballage en saldo's echt goed te kunnen controleren, wil je precies weten wat je saldo is, ook als ze zich in deze tussenfase bevinden. In PackControl stel je ze via de Effective Date Rules eenvoudig in, zodat je altijd precies weet hoe je saldo in elkaar steekt.
Bereken saldo's (of niet) voor specifieke accounts of locaties met Tracking Rules
Standaard registreert PackControl een saldo met een wederpartij als er items worden uitgewisseld. Met de Tracking Rules bepaal je of er wel of niet een saldo wordt opgebouwd en onder welke omstandigheden dat gebeurt. Na het instellen van de regel wordt deze automatisch toegepast waar relevant.
Je kunt Tracking Rules per item of groep items instellen. Bijvoorbeeld:
- Geen balansopbouw met wederpartijen (vergelijkbaar met single-use items of diensten)
- Saldo-opbouw met een account, maar niet voor een specifieke locatie
- Saldo-opbouw met een specifieke wederpartij of groep wederpartijen
- Alleen saldo-opbouw op je eigen locaties
Pas instellingen aan voor specifieke (groepen) wederpartijen, locaties en items
Geef organisatie-instellingen op die van toepassing zijn op je hele organisatie, of op individuele of groepen wederpartijen, locaties en emballage-items.
Om misverstanden en onduidelijkheden te voorkomen, kun je in PackControl altijd precies zien welke regels in een overboeking zijn verwerkt.
Registratie op ritniveau
Werk je op ritniveau, dan kun je in de PackControl Transport & Trip Module alle laad- en losactiviteiten binnen de rit op één scherm weergeven. Zo houd je makkelijk overzicht en verwerk je eenvoudig alle ritten en transfers.
Ritten aanmaken
Ritten aanmaken is simpel. Je vult de relevante informatie in of importeert alle gegevens uit je TMS (Transport Management Systeem). Waar van toepassing geef je aan hoeveel emballage-items er aan het begin van de rit aanwezig zijn in de trailer. Je kunt een rit ook eenvoudig doorzetten naar de volgende operationele status voor snellere verwerking.
Transfers toevoegen aan een rit
De afzonderlijke transfers binnen een trip - het laden en lossen van goederen en emballage op de verschillende locaties - voer je eenvoudig in PackControl in. Je kunt instellen welke partij verantwoordelijk is: jij zelf, de verzender of de ontvanger. Zo zijn de saldo's en te verrekenen kosten altijd correct.
Registreer meerdere accountsaldo's op één adres
Registreer saldo's van meerdere accounts op één locatie. Je kunt de locatie alle saldo's per account in één overzicht toesturen.
Maak en beheer emballageverhuurcontracten
Maak eenvoudig zowel korte- als langetermijncontracten voor emballageverhuur en stel specifieke details nauwkeurig in. Bereken huurprijzen en abonnementen voor een vlotte facturering. Je kunt contractstadia instellen en contracten online laten ondertekenen. Je vindt bestanden eenvoudig terug in PackControl voor snelle controle, beheer en contractonderhandelingen of -vernieuwing.
Bereken prijzen op basis van saldo
Bereken huurprijzen op basis van openstaande saldo's en voeg waar nodig opslagkosten toe. Maak nauwkeurige berekeningen op basis van aangepaste huurprofielen. Voor een nauwkeurige planning en geautomatiseerde berekeningen kun je werkdagen en feestdagen instellen.
Bereken prijzen en extra's per item of transfer
In de PackControl software kun je makkelijk kosten toevoegen aan de huurberekening. Stel Fee Rules of Price Rules in voor elk product zodat verwerkingskosten, waskosten en andere kosten altijd nauwkeurig worden berekend en gefactureerd.
Pas meerdere prijsklasse-opties toe
Je kunt kiezen uit verschillende prijsopties die aansluiten bij je processen en speciale afspraken.
- Volumeprijzen
- Staffels
- Getrapte prijzen
- Nieuwe prijs
- Kortingspercentage
- Percentage op de kostprijs
- Kortingsbedrag
Exporteer journaalposten naar je financiële systeem
Door journaalposten te exporteren naar je financiële systemen zorg je dat alle berekeningen snel en nauwkeurig kunnen worden verwerkt in facturen en rapportages. Je bespaart tijd en voorkomt fouten omdat alle essentiële gegevens direct vanuit PackControl naar je boekhoudsoftware worden doorgezet.
Maak tickets aan om claims af te handelen
De Ticketing Module in PackControl bespaart je een hoop tijd. Claims met betrekking tot missende of beschadigde items leg je vast binnen het account van de wederpartij voor een snelle afhandeling. Je voegt eenvoudig de benodigde informatie in en stuurt de claim direct naar de juiste persoon. De communicatie verloopt hierdoor snel en makkelijk en je houdt de voortgang eenvoudig in de gaten. Zowel lopende als eerdere claims vind je eenvoudig terug.
Voeg claims toe via het PackControl Customer Portal
Je kunt claims toevoegen via het gedeelde klantenportaal in PackControl. Alle informatie is direct zichtbaar voor de juiste persoon bij je wederpartij (leverancier, klant, transporteur) en claims kunnen snel worden afgehandeld.
Stel de Ticket Status in en vorm je eigen ticketing proces
Geef aan welke stappen passen bij de werk- en authorisatieprocessen binnen je organisatie zodat je snel en nauwkeurig grip houdt op je claims.
Registreer individuele emballage-items
Registreer elk emballage-item individueel. Zo houd je grip op beschikbaarheid, verlies en kosten.
Koppel afzonderlijke emballage-items aan trackers (GPS, LoRaWAN, RFID), QR-codes, barcodes
Koppel elk emballage-item aan een tracker (GPS, LoRaWAN, RFID, etc.), QR-codes of (GRAI) barcodes. Dit geeft je extra mogelijkheden om je herbruikbare emballage te volgen.
Koppel PackControl met elke tracker service provider
Koppel PackControl aan het online portaal van je tracker-serviceprovider.
Via Deep Linking kun je in één klik de exacte locatie van je item(s) zien. Afhankelijk van de tracker kunnen tracker-serviceproviders extra functionaliteit bieden, zoals temperatuurregeling, vochtigheidsregeling en gerelateerde meldingen.
Deze functie is vooral geschikt voor kostbare emballage-items of gevoelige goederen.
Automatisch verwerken als je wederpartij ook PackControl gebruikt
Dit is makkelijk. Via Data Sharing deel je alle transacties eenvoudig binnen PackControl. Een veilige manier van werken: je wederpartij ziet alleen de informatie die nodig is om de transacties of saldi af te stemmen en goed te keuren.
Automatisch afstemmen als je wederpartij PackControl niet gebruikt
Transactieoverzichten (.xlsx of .csv) die je wederpartij je stuurt, importeer je eenvoudig in PackControl. De transacties worden automatisch verwerkt in jouw PackControl emballageadministratie. Als er afwijkingen zijn, worden die gemarkeerd, zodat je ze snel kunt afhandelen.
Automatische importen zijn ook mogelijk, in samenwerking met je wederpartij.
Beheer eenvoudig alle gedeelde en afwijkende data voor automatische afstemming
Stel eenvoudig in welke wederpartij bepaalde transacties mag bekijken en beheer welke wederpartijen hun gegevens met jou delen. Ook de afstemming van die gegevens stel je eenvoudig zelf in.
Je geeft bijvoorbeeld via value mapping aan welke gegevens bij elkaar horen, ook al zien ze er verschillend uit.
Zo kan het bijvoorbeeld zo zijn dat artikelnummer 1234 van je wederpartij overeenkomt met jouw artikel abc. Je hoeft maar eenmaal in te stellen hoe het zit en daarna gaat het elke keer goed.
Bepaal Matching Rules
Je kunt onbeperkt Matching Rules instellen. Dit maakt je PackControl emballageregistratiesysteem flexibel, want hoe transacties of accounts in andere systemen worden geregistreerd, maakt voor PackControl niet uit.
Voorbeeld
Je wederpartij gebruikt het veld Transactienummer om een afgesproken referentienummer (b.v. een CMR-nummer) te registreren. In je eigen administratie, heet dit veld 'Zendingnummer'. Via de Matching Rules geef je aan dat deze velden moeten matchen om de transactie goed te kunnen verwerken.
Automatiseer de afstemming van emballagetransacties
Op basis van de Matching Rules stemt PackControl je transacties automatisch af met de transacties die zijn geregistreerd door je wederpartijen en/of pool operators. Eventuele afwijkingen worden automatisch gemarkeerd, zodat je snel actie kunt ondernemen.
Controleer afwijkende, gemarkeerde transacties
Transacties die niet of niet helemaal voldoen aan een of meer Matching Rules worden geplaatst in het Reconciliation Review. Hier kun je ze eenvoudig nakijken en de transacties alsnog verwerken.
Stel de Balance Lock Date in om een verwerkte periode te blokkeren
Na complete saldoafstemming met wederpartijen en poolingbedrijven kun je een Balance Lock Date (saldoblokkeringsdatum ) instellen. Dit betekent dat er tot deze datum geen verdere transacties meer kunnen worden toegevoegd of gewijzigd in PackControl. Hierdoor staat het afgesproken saldo ook daadwerkelijk vast.
Je kunt Balance Lock Dates instellen voor je gehele emballageadministratie of per individuele wederpartij of pool operator.
Inzicht in herbruikbare emballage per locatie
Bekijk en beheer herbruikbare emballage per locatie. Je beheert eenvoudig meerdere locaties en kunt gegevens delen met relevante partijen, of die intern zijn of extern.
Inzicht in herbruikbare emballage per account
Bekijk en beheer herbruikbare emballage-items per account van je wederpartijen, zoals leveranciers, klanten, vervoerders en poolingbedrijven.
Inzicht in specifieke herbruikbare emballageitems
Krijg grip op het gebruik en de locatie van specifieke emballage-items door de gegevens per emballage-item zichtbaar en beheersbaar te maken.
Individuele registratie van herbruikbare emballage-items
Registreer en volg items via trackers (GPS, LoRaWAN, RFID), QR-codes of (GRAI) barcodes. Koppel individuele items aan de trackers of QR-codes die je aan het item hebt bevestigd.
Deel je inzichten
Maak eenvoudig saldo-overzichten en (management)rapportages en deel ze met je collega's en wederpartijen.
Plan en automatiseer gemakkelijk je gegevensimport
Plan de import van bestanden en gegevens uit je eigen systemen en die van wederpartijen. Dit gaat eenvoudig via de PackControl Loader Tasks, waarmee je het instelproces stap voor stap doorloopt. Eenmaal ingesteld, worden de imports uitgevoerd op de tijden die je hebt gepland.
Gebruik de API om gegevens uit te wisselen met je management software (ERP, CRM, WMS, TMS, etc.)
Importeer automatisch gegevens uit je ERP, CRM, Warehouse Management System (WMS) of Transport Management System (TMS) via de gebruiksvriendelijke PackControl-API.
Exporteer eenvoudig gegevens via een API-verbinding naar business intelligence-software zoals Power BI. De PackControl API Explorer is in elk scherm beschikbaar. Creëer snel de code om je emballageadministratie te koppelen aan de Power BI analysesoftware.
Iedereen met de juiste gebruikersrechten kan een Power BI API-koppeling opzetten, zelfs zonder kennis van zulke koppelingen.
Eenmaal ingesteld, worden de relevante gegevens telkens bijgewerkt als je in Power BI op 'gegevens vernieuwen' klikt. Zo kun je je emballagegegevens analyseren en interpreteren op een manier die past bij jouw stijl van managementrapportage en besluitvorming.
Definieer importen die passen binnen jouw emballagesysteem
Bepaal precies welke gegevens je wilt importeren, vanuit welke systemen. In PackControl heb je de flexibiliteit om je eigen keuzes te maken en zo grip te houden op je herbruikbare emballagesysteem.
Pre-processing voor optimale gegevensuitwisseling tussen systemen
Pre-processing of voorbewerking omvat het opschonen, aanpassen en voorbereiden van gegevens om te zorgen dat ze kloppen, overeenstemmen en bruikbaar zijn in PackControl.
Het gebruiksvriendelijke PackControl pre-processingsysteem zorgt dat het importproces vlekkeloos verloopt. Voor je transacties importeert, kun je gegevens wijzigen, toewijzen en aanpassen, zodat ze naadloos kunnen worden geïmporteerd in je emballageregistratiesysteem.
Herken en controleer eenvoudig alle onvolledige of mislukte transactie-importen
Wanneer transactiegegevens missen of de registratie mislukt, wordt een transactie in de Import Buffer geplaatst. Hiermee zie je makkelijk welke informatie je nog na moet kijken. Je maakt snel de benodigde aanpassingen, of kunt actie ondernemen op afwijkingen.
Hou grip op alle herbruikbare-emballagegegevens, zelfs als ze inconsistent zijn
Gegevensinvoer kan variëren tussen verschillende systemen en dat leidt tot verschillen, b.v. in de wijze waarop bedrijfsnamen en adressen worden vastgelegd. Waar je in het ene systeem een klantnaam afkort, gebruik je ergens anders misschien de volledige naam.
PackControl Value Mapping geeft je volledige controle over je gegevens, zodat je verschillend geregistreerde gegevens makkelijk met elkaar kunt matchen en doublures of afwijkingen kunt voorkomen.
Moeiteloos gegevens uit verschillende bronnen op elkaar afstemmen
Als PackControl onregelmatigheden constateert, worden deze gemarkeerd en wordt er een voorstel voor data mapping gegenereerd.
Data mapping is een geautomatiseerde manier om verschillen tussen gegevens uit meerdere systemen te elimineren.
Met een simpele klik voer je de voorgestelde mapping uit. Zo worden de gekoppelde gegevens bij alle volgende imports naadloos met elkaar geïntegreerd. Deze gestroomlijnde aanpak zorgt voor een meer efficiënte en nauwkeurige gegevensverwerking.
Makkelijk wederpartijen en items importeren met de Startup Template
Om zo snel mogelijk aan de slag te kunnen, hebben we met hulp van onze gebruikers een Master Startup Template ontwikkeld. Hiermee integreer je gemakkelijk alle bestaande gegevens naar je nieuwe PackControl emballageadministratie.
Alles gaat automatisch, dus je hoeft gegevens over emballage-items, leveranciers, klanten, poolingbedrijven en vervoerders niet handmatig in te geven. Na de eerste import kun je gegevens verrijken met aanvullende data-importen uit andere systemen (b.v. adressen, locaties, contactpersonen uit je CRM of ERP).
Als je wilt, kun je het simpel houden. Het enige dat je echt over je wederpartij hoeft te weten is de naam en een zoekcode. Als het nodig is, kun je andere gegevens later nog importeren of handmatig toevoegen.
Gebruik Upsert om gegevens goed te laten corresponderen
Het woord 'upsert' is een samenvoeging van 'update' en 'insert' (invoegen). Als een record in je importbestand overeenkomt met een bestaand record, dan wordt het bestaande record bijgewerkt met de waarden in je bestand. Wordt er geen match gevonden, dan wordt een nieuw record aangemaakt (inserted). De upsert-methodiek wordt standaard gebruikt in alle importprocessen in PackControl, zodat gegevens uit meerdere bronnen correct kunnen worden samengevoegd.
Gebruik de Master Product List als basis voor een snelle start
De PackControl Master Product List bevat bijna 200 herbruikbare-emballage-items. Er worden regelmatig nieuwe (pooling-) items toegevoegd. De artikelen uit deze lijst kun je klonen en aanpassen voor gebruik in jouw administratie. Uiteraard kun je ook je eigen, unieke emballage-items toevoegen aan je PackControl emballageregistratiesysteem.
Vooraf ingevulde standaardeigenschappen in de hoofdlijstitems maken het eenvoudiger om je administratie in te richten. Om gegevensuitwisseling met andere softwarepakketten (o.a. ERP, TMS, WMS) te stroomlijnen zijn GTIN-nummers (voorheen EAN-codes) toegevoegd.
Slimme data-matching, zelfs als je verschillende namen gebruikt voor een variabele
Je komt er niet onderuit: als je gegevens importeert uit meerdere bronnen (ERP, CRM, TMS, WMS, etc.), kom je altijd wel naamgevingsverschillen tegen. Dit gebeurt als je bijvoorbeeld bedrijfsnamen, productbenamingen of andere variabelen in verschillende systemen net even anders spelt of afkort. In PackControl hebben we hiervoor een slimme oplossing met data matching.
Voorbeeld
Stel, je kort een klantnaam af in je ERP, gebruikt de volledige naam van het bedrijf in je WMS en in je TMS staat een spelfout. Zulke verschillen worden in PackControl automatisch gematcht via de value-mapping-module.
Automatisch matchen
Voor het matchen van de bronwaarden gebruiken we AI-achtige logica. We noemen dit value mapping. Met de gebruiksvriendelijke matching-interface in PackControl kun je zelf de afwijkende gegevens eenvoudig met elkaar in overeenstemming brengen. Eenmaal bevestigd, wordt de toegewezen combinatie automatisch gebruikt bij alle volgende imports.
Het is echt niet moeilijk, maar we helpen je graag op weg
Hoewel we het starten met PackControl zo makkelijk en automatisch mogelijk voor je hebben gemaakt, snappen we ook dat je dit niet elke dag doet. Het exporteren en importeren van data en het koppelen van je interne systemen met PackControl kan heel ingewikkeld lijken. PackControl biedt je volledige ondersteuning bij de implementatie zo dat je echt snel aan de slag kunt.
Personaliseer de user-interface
Voeg je eigen logo toe en pas de kleuren van de PackControl user-interface aan je huisstijlkleuren aan.
Personaliseer Excel- and pdf-rapporten
Personaliseer Excel- en pdf-rapportages en -overzichten die je naar je collega's, leveranciers, klanten, vervoerders en andere wederpartijen stuurt. Voeg je bedrijfslogo en huisstijlkleuren toe en geef je overzichten een professionele uitstraling.
Personaliseer je PackControl inlogscherm
Peronaliseer het inlogscherm volgens de huisstijl van je bedrijf.
Je kunt het loginscherm aanpassen met jouw huisstijlkleuren en kunt een van je eigen websitepagina's instellen als onderdeel van je inlogscherm. Zo kun je bijvoorbeeld je homepage, contactpagina of nieuwsberichten laten zien.
Wederpartijen die toegang hebben tot het Counterpart Portal om hun saldo's te controleren, krijgen hiermee het gevoel dat ze in jouw eigen omgeving aan het werk zijn, terwijl ze inloggen in jouw PackControl-omgeving.
Personaliseer het Counterpart Portal
Gebruik je eigen huisstijl en logo in het Counterpart Portal waarmee je informatie kunt uitwisselen met wederpartijen en saldo's kunt afstemmen. Wederpartijen die dit Portal gebruiken herkennen zo direct jouw organisatie.
Log uit naar een zelfgekozen webpagina
Personaliseer de uitlogpagina waar je gebruikers op terechtkomen na het uitloggen. Dit kan een van je eigen pagina's zijn, of een andere url. De keuze is aan jou.
PackControl Basic - vervang spreadsheets, voorkom fouten
- Handmatige registratie van je emballagetransacties
- 3 voorgedefinieerde rapportages
- Startup-template voor een snelle start
Prijzen en verdere info vind je op onze Producten-pagina.
PackControl Balances - automatiseer je registratie
Alle functies van de PackControl Basic module, plus:
- Minimaliseer handmatige invoer door zoveel mogelijk je emballagetransacties vanuit andere systemen (o.a. ERP, WMS, TMS of financiële systemen) te importeren.
- Email je PDF of Excel rapporten naar je wederpartijen en/of geef ze een inlog voor het counterpart portal.
- Wederpartijen kunnen makkelijk zelf hun transacties inzien en controleren in het counterpart portal. Het aantal logins is ongelimiteerd maar er is wel een limiet van 1 login per wederpartij (o.a. klant, leverancier of transporteur).
Meer weten? Kijk op onze Producten-pagina.
PackControl Concord – automatisch verwerken en afstemmen
Alle functies van de PackControl Balance module, plus:
- Directe, realtime afstemming van emballagetransacties en -saldi met wederpartijen.
- Claims en geschillen registreren en afhandelen.
- Verantwoordelijkheidsregels en speciale afspraken met vervoerders/transporteurs automatisch toepassen.
- De PackControl werkomgeving en al je rapporten eenvoudig personaliseren met je bedrijfskleuren en logo.
- Maak een sandbox (= een kopie van je emballage administratie) aan en gebruik deze voor training en testen.
Meer weten? Kijk op onze Producten-pagina.
Verantwoordelijkheidsregels instellen
Verantwoordelijkheid wordt standaard toegewezen aan het 'Aan'-account, de ontvanger van de emballage. In sommige gevallen, echter, wil je de verantwoordelijkheid toewijzen aan de vervoerder (vaak bij Europallets (EPAL) of CC Tag5-karren (Container Centralen), maar ook bij andere items). In PackControl Concord stel je deze afwijkende verantwoordelijkheid makkelijk in.
PackControl Pooling – automatiseer de registratie van poolingemballage
Alle functies van de PackControl Concord module, plus:
- Importeer en match transacties van pool operators.
- Beheer verschillen tussen jouw eigen transacties en de transacties zoals die verwerkt zijn door de pool operator.
- Pas automatisch alle regels en afspraken toe die gemaakt zijn met wederpartijen en pool operators.
- Emballage verhuur module.
- Gebruik de API Explorer om geautomatiseerde koppelingen te maken met overige systemen zoals met business intelligence software (bijv. MS Power BI).
- Registreer en traceer individuele items.
Meer informatie en prijzen vind je op onze Producten-pagina.
Ontdek alle PackControl-producten en prijzen
Kijk op onze Producten-pagina en ontdek de PackControl softwarepakketten.
Het automatiseren van je emballageregistratie is de oplossing om volledig grip te houden op je herbruikbare emballage. Je maakt minder fouten en bent sneller klaar.
Vervang je spreadsheets door één enkel emballagemanagementsysteem
Met de PackControl emballageregistratie-software automatiseer je de import, verwerking en afstemming van gegevens. Je koppelt eenvoudig met interne en externe databronnen en administratieve systemen. Voortaan besteed je zo min mogelijk tijd aan (handmatige) verwerking en heb je altijd grip op je herbruikbare emballage.
Ga van registreren naar echt managen van je herbruikbare emballage
Gebruik de PackControl emballagesoftware om je herbruikbare emballage echt te managen. Je gebruikt ons emballageregistratiesysteem om grip te houden op je eigen emballage, maar ook op poolingitems (EPS, IFC, CHEP, LPR, IPP, enz.) en alle herbruikbare verpakkingen van je leveranciers, klanten of vervoerders.
Verwerk emballagetransacties automatisch (of met de hand)
Hoewel automatische imports sneller en minder foutgevoelig zijn, kun je altijd nog kiezen om transacties handmatig in te voeren. Het scherm 'New Transfer' leidt je stap voor stap door het invoerproces.
Beheer klanten, leveranciers en vervoerders en koppel je systemen
Automatisch importeren, of handmatig toevoegen: je zet klanten, leveranciers en vervoerders eenvoudig in PackControl. En je automatiseert alle standaardregels en specifieke afspraken. Elke regel kun je automatisch toepassen, aanpassen en aanvullen.
Actieve koppelingen tussen je managementsoftware-systemen (ERP, CRM, WMS, TMS) en PackControl zorgen dat gegevens in alle systemen correct worden verwerkt.
Bewaak en controleer interne en externe locaties van herbruikbare emballage
Realiseer een efficiënte, doelmatige registratie en management van de aantallen en waarden van al je herbruikbare emballage op eigen (interne) locaties en op die van leveranciers, klanten en vervoerders.
Bepaal en bewerk bedrijfsregels (business rules)
Bepaal en bewerk alle zakelijke afspraken en regels die je voor je wederpartijen hebt. Transactieboekingen en saldo's worden automatisch goed aangemaakt. Je ziet gemakkelijk welke regels zijn toegepast op de ingeboekte transactie.
Creëer eenvoudig management-rapportages
Gebruik Custom Reports om managementinformatie of transactiegegevens te delen met collega's, management en wederpartijen. Zo blijft iedereen goed op de hoogte.
Blijf je werk doen zoals je gewend bent. Je creëert jouw PackControl emballageregistratiesysteem gemakkelijk volgens je bestaande zakelijke processen. We begrijpen dat de logistieke wereld veel complexiteiten heeft, met steeds weer afwijkende afspraken. Daarom kun je in PackControl zoveel instellingen aanpassen als je wilt zonder dat het ingewikkeld of complex wordt.
Ontwerp je eigen bedrijfsprocessen
PackControl is ontworpen om jouw manier van werken te ondersteunen. Voor alle belangrijke processen (overdrachten, reizen, tickets, huurcontracten, enz.) kun je statussen instellen die aansluiten bij de workflows en goedkeuringsprocessen binnen je organisatie.
Maak journaalregels, net als in je financiële systeem
PackControl creëert journaalregels voor elke afgeronde of gecontroleerde transactie, net als je financiële software. Hiermee berekent PackControl vervolgens saldo's en statiegeldbedragen. Onvoltooide transacties (die niet gecontroleerd of afgerond zijn) hebben geen effect op saldo's of statiegeld.
Naast de standaardinstellingen, kun je 'business rules' instellen waarmee je speciale afspraken met wederpartijen automatisch toepast op alle relevante boekingen.
Laat PackControl werken zoals jouw organisatie dat doet
Stel de standaard Organisation Settings zo in dat je PackControl emballageregistratiesysteem precies werkt zoals jij het wilt. Speciale afspraken met individuele wederpartijen als klanten, leveranciers en vervoerders, stel je makkelijk apart in.
Geef collega's de juiste rechten
Niet elke collega heeft volledige toegang nodig tot alle opties en niet iedereen hoeft alles te kunnen doen binnen het emballagebeheersysteem.
In PackControl stel je eenvoudig gebruikersprofielen in met een combinatie van:
- Entiteitsrechten
- Actierechten
- Statusrechten
Creëer gepersonaliseerde menu's
Maak een of meer gepersonaliseerde menu's om bijvoorbeeld dagelijks gebruikte functies te onderscheiden van de functies die je maar af en toe gebruikt.
Het opzoeken, controleren en handmatig toepassen van overeenkomsten en speciale afspraken met wederpartijen en pool operators kan je veel tijd kosten. De PackControl Business Rules maken het makkelijk. Hiermee automatiseer je alle afspraken. Ze worden automatisch en consistent toegepast op alle relevante transacties.
Pas standaard- en aangepaste regels automatisch toe
Als je gebruik maakt van herbruikbare emballage, heb je meestal je eigen specifieke regels en afspraken met wederpartijen en poolingbedrijven. Dit maakt elke emballageadministratie anders.
In PackControl organiseer je al die unieke, variabele aspecten zonder problemen. Je definieert simpelweg de verschillende Business Rules in PackControl (verantwoordelijkheidsregels, saldoregels, poolingregels, prijsregels, enz.). Je bent flexibel in je instellingen en kunt ze altijd aanpassen als er iets verandert.
De ingestelde regels kunnen algemeen of heel specifiek van toepassing zijn. Soms zijn ze van invloed op een enkele journaalregel, andere keren op een hele transactie. Je hoeft niet langer uit te zoeken hoe het zit, want PackControl past een eenmaal ingestelde regel automatisch toe waar het moet. En wil je controleren of het goed is gegaan, dan kun je bij elke transactie duidelijk zien welke regels zijn toegepast.
Gebruik Responsibility Rules om emballage-items aan de juiste wederpartij toe te wijzen
Waar herbruikbare verpakkingen van plek wisselen, wordt er vaak een saldo opgebouwd met de wederpartij. In de meeste gevallen gelden algemene regels, maar soms wil je die aanpassen, om saldo op te bouwen bij een andere partij, zoals de vervoerder. Zulke afwijkende afspraken gelden vaak voor partijen die werken met emballage-items als europallets en CC-karren.
In PackControl wijs je makkelijk de verantwoordelijkheid toe in de Responsibility Rules. Van generieke regels tot zeer specifieke voor een enkele wederpartij of emballage-item.
Je hoeft zo'n regel maar eenmaal in te stellen. Daarna wordt hij altijd automatisch toegepast op elke relevante transactie. Welke regel is toegepast is zichtbaar in het transactiescherm. Zo kun je het makkelijk controleren en in de gaten houden.
Beheer aantallen en locaties van herbruikbare emballage met Balance Rules
Om winstgevend te kunnen ondernemen, is het nodig om optimaal gebruik te maken van je herbruikbare emballage. Dan is het belangrijk om grip te houden op het aantal artikelen (of hun waarde) bij specifieke accounts, vervoerders of op bepaalde (interne of externe) locaties.
Je kunt bijvoorbeeld de volgende voorwaarden instellen:
- Het minimum aantal items dat altijd op voorraad moet zijn
- De maximale hoeveelheid of waarden van items die iemand op voorraad mag houden
Deze regels kunnen meldingen of ingave-beperkingen activeren en kunnen worden gebruikt voor analyse.
Bereken automatisch saldo's voor poolingemballage met de Pooling Rules
Een voordeel van het huren van emballage bij een poolingbedrijf is dat je geen saldo hoeft bij te houden met wederpartijen. Ook werken de meeste poolingbedrijven met pay-per-use-contracten, waardoor je geen saldo met hen hoeft bij te houden. Er zijn echter nogal wat uitzonderingen en die automatiseer je makkelijk in PackControl.
Vaste hoeveelheden (fixed-quantity contracten)
Sommige poolingbedrijven gebruiken contracten voor vaste hoeveelheden (b.v. voor CBL-kratten of Loscam-pallets). Hierbij wil je een (tegoed)saldo opbouwen bij de pooling operator, zodat je precies weet hoeveel items je nog mag ophalen. In PackControl maak je voor elke uitzondering eenvoudig een instelling, zodat de juiste berekeningen automatisch worden gemaakt.
Wederpartijen van buiten je verpakkingspool
Als je wederpartij geen lid is van de pool die jij gebruikt (b.v. EPS, IPP, IFCO, CHEP, Loscam, LPR, etc.) verandert je aansprakelijkheid naar de pooling operator niet bij een transactie met die wederpartij. Voor het retourneren van je artikelen ben je afhankelijk van de wederpartij. Om dat in de gaten te houden, wil je bij deze wederpartij een saldo registreren. Stel een Pooling Rule in om deze registratie zonder moeite te automatiseren. Zo kan het niet meer fout gaan.
Krijg grip op je statiegeldverrekening met Financial Rules
Statiegeld voor grote volumes herbruikbare verpakkingen hebben veel impact op je cashflow en financiën. De juiste bedragen moeten aan de juiste tegenpartij of poolingbedrijf worden berekend. Een verkeerde berekening kan veel geld kosten.
In PackControl heb je volledige controle over statiegeldberekeningen.
- Bereken en registreer statiegeld per account of per emballage-item.
- Match statiegeldberekeningen met je financiële systeem, zodat ze correct en tijdig kunnen worden gefactureerd.
- Verleg de verantwoordelijkheid voor het statiegeld naar wederpartijen of een pool operator (denk b.v. aan de deposit clearing optie bij Euro Pool System).
- Automatiseer uitzonderingen als er bijvoorbeeld standaard geen statiegeld in rekening wordt gebracht, maar aan bepaalde wederpartijen wel.
Bewaak items die nog niet zijn gecrediteerd door de pooling operator via Effective Date Rules
Houd zicht op items die je fysiek hebt afgeleverd bij je wederpartij, maar die nog niet zijn gecrediteerd door de pooling operator.
Wat is de effective date offset bij poolingemballage?
De effective date offset is het aantal dagen dat verstrijkt tussen de fysieke ontvangst van items door je wederpartij en de datum waarop ze op je pooling-account worden verwerkt. Je kent ze misschien ook als wachtdagen. Ze zijn vaak van toepassing op herbruikbare emballage als CBL-kratten (in Nederland) en CHEP of Loscam-pallets (in Australië).
Om grip te houden op de aantallen en waarden van je poolingemballage en saldo's echt goed te kunnen controleren, wil je precies weten wat je saldo is, ook als ze zich in deze tussenfase bevinden. In PackControl stel je ze via de Effective Date Rules eenvoudig in, zodat je altijd precies weet hoe je saldo in elkaar steekt.
Bereken saldo's (of niet) voor specifieke accounts of locaties met Tracking Rules
Standaard registreert PackControl een saldo met een wederpartij als er items worden uitgewisseld. Met de Tracking Rules bepaal je of er wel of niet een saldo wordt opgebouwd en onder welke omstandigheden dat gebeurt. Na het instellen van de regel wordt deze automatisch toegepast waar relevant.
Je kunt Tracking Rules per item of groep items instellen. Bijvoorbeeld:
- Geen balansopbouw met wederpartijen (vergelijkbaar met single-use items of diensten)
- Saldo-opbouw met een account, maar niet voor een specifieke locatie
- Saldo-opbouw met een specifieke wederpartij of groep wederpartijen
- Alleen saldo-opbouw op je eigen locaties
Pas instellingen aan voor specifieke (groepen) wederpartijen, locaties en items
Geef organisatie-instellingen op die van toepassing zijn op je hele organisatie, of op individuele of groepen wederpartijen, locaties en emballage-items.
Om misverstanden en onduidelijkheden te voorkomen, kun je in PackControl altijd precies zien welke regels in een overboeking zijn verwerkt.
Registratie op ritniveau
Werk je op ritniveau, dan kun je in de PackControl Transport & Trip Module alle laad- en losactiviteiten binnen de rit op één scherm weergeven. Zo houd je makkelijk overzicht en verwerk je eenvoudig alle ritten en transfers.
Ritten aanmaken
Ritten aanmaken is simpel. Je vult de relevante informatie in of importeert alle gegevens uit je TMS (Transport Management Systeem). Waar van toepassing geef je aan hoeveel emballage-items er aan het begin van de rit aanwezig zijn in de trailer. Je kunt een rit ook eenvoudig doorzetten naar de volgende operationele status voor snellere verwerking.
Transfers toevoegen aan een rit
De afzonderlijke transfers binnen een trip - het laden en lossen van goederen en emballage op de verschillende locaties - voer je eenvoudig in PackControl in. Je kunt instellen welke partij verantwoordelijk is: jij zelf, de verzender of de ontvanger. Zo zijn de saldo's en te verrekenen kosten altijd correct.
Registreer meerdere accountsaldo's op één adres
Registreer saldo's van meerdere accounts op één locatie. Je kunt de locatie alle saldo's per account in één overzicht toesturen.
Maak en beheer emballageverhuurcontracten
Maak eenvoudig zowel korte- als langetermijncontracten voor emballageverhuur en stel specifieke details nauwkeurig in. Bereken huurprijzen en abonnementen voor een vlotte facturering. Je kunt contractstadia instellen en contracten online laten ondertekenen. Je vindt bestanden eenvoudig terug in PackControl voor snelle controle, beheer en contractonderhandelingen of -vernieuwing.
Bereken prijzen op basis van saldo
Bereken huurprijzen op basis van openstaande saldo's en voeg waar nodig opslagkosten toe. Maak nauwkeurige berekeningen op basis van aangepaste huurprofielen. Voor een nauwkeurige planning en geautomatiseerde berekeningen kun je werkdagen en feestdagen instellen.
Bereken prijzen en extra's per item of transfer
In de PackControl software kun je makkelijk kosten toevoegen aan de huurberekening. Stel Fee Rules of Price Rules in voor elk product zodat verwerkingskosten, waskosten en andere kosten altijd nauwkeurig worden berekend en gefactureerd.
Pas meerdere prijsklasse-opties toe
Je kunt kiezen uit verschillende prijsopties die aansluiten bij je processen en speciale afspraken.
- Volumeprijzen
- Staffels
- Getrapte prijzen
- Nieuwe prijs
- Kortingspercentage
- Percentage op de kostprijs
- Kortingsbedrag
Exporteer journaalposten naar je financiële systeem
Door journaalposten te exporteren naar je financiële systemen zorg je dat alle berekeningen snel en nauwkeurig kunnen worden verwerkt in facturen en rapportages. Je bespaart tijd en voorkomt fouten omdat alle essentiële gegevens direct vanuit PackControl naar je boekhoudsoftware worden doorgezet.
Maak tickets aan om claims af te handelen
De Ticketing Module in PackControl bespaart je een hoop tijd. Claims met betrekking tot missende of beschadigde items leg je vast binnen het account van de wederpartij voor een snelle afhandeling. Je voegt eenvoudig de benodigde informatie in en stuurt de claim direct naar de juiste persoon. De communicatie verloopt hierdoor snel en makkelijk en je houdt de voortgang eenvoudig in de gaten. Zowel lopende als eerdere claims vind je eenvoudig terug.
Voeg claims toe via het PackControl Customer Portal
Je kunt claims toevoegen via het gedeelde klantenportaal in PackControl. Alle informatie is direct zichtbaar voor de juiste persoon bij je wederpartij (leverancier, klant, transporteur) en claims kunnen snel worden afgehandeld.
Stel de Ticket Status in en vorm je eigen ticketing proces
Geef aan welke stappen passen bij de werk- en authorisatieprocessen binnen je organisatie zodat je snel en nauwkeurig grip houdt op je claims.
Registreer individuele emballage-items
Registreer elk emballage-item individueel. Zo houd je grip op beschikbaarheid, verlies en kosten.
Koppel afzonderlijke emballage-items aan trackers (GPS, LoRaWAN, RFID), QR-codes, barcodes
Koppel elk emballage-item aan een tracker (GPS, LoRaWAN, RFID, etc.), QR-codes of (GRAI) barcodes. Dit geeft je extra mogelijkheden om je herbruikbare emballage te volgen.
Koppel PackControl met elke tracker service provider
Koppel PackControl aan het online portaal van je tracker-serviceprovider.
Via Deep Linking kun je in één klik de exacte locatie van je item(s) zien. Afhankelijk van de tracker kunnen tracker-serviceproviders extra functionaliteit bieden, zoals temperatuurregeling, vochtigheidsregeling en gerelateerde meldingen.
Deze functie is vooral geschikt voor kostbare emballage-items of gevoelige goederen.
Automatisch verwerken als je wederpartij ook PackControl gebruikt
Dit is makkelijk. Via Data Sharing deel je alle transacties eenvoudig binnen PackControl. Een veilige manier van werken: je wederpartij ziet alleen de informatie die nodig is om de transacties of saldi af te stemmen en goed te keuren.
Automatisch afstemmen als je wederpartij PackControl niet gebruikt
Transactieoverzichten (.xlsx of .csv) die je wederpartij je stuurt, importeer je eenvoudig in PackControl. De transacties worden automatisch verwerkt in jouw PackControl emballageadministratie. Als er afwijkingen zijn, worden die gemarkeerd, zodat je ze snel kunt afhandelen.
Automatische importen zijn ook mogelijk, in samenwerking met je wederpartij.
Beheer eenvoudig alle gedeelde en afwijkende data voor automatische afstemming
Stel eenvoudig in welke wederpartij bepaalde transacties mag bekijken en beheer welke wederpartijen hun gegevens met jou delen. Ook de afstemming van die gegevens stel je eenvoudig zelf in.
Je geeft bijvoorbeeld via value mapping aan welke gegevens bij elkaar horen, ook al zien ze er verschillend uit.
Zo kan het bijvoorbeeld zo zijn dat artikelnummer 1234 van je wederpartij overeenkomt met jouw artikel abc. Je hoeft maar eenmaal in te stellen hoe het zit en daarna gaat het elke keer goed.
Bepaal Matching Rules
Je kunt onbeperkt Matching Rules instellen. Dit maakt je PackControl emballageregistratiesysteem flexibel, want hoe transacties of accounts in andere systemen worden geregistreerd, maakt voor PackControl niet uit.
Voorbeeld
Je wederpartij gebruikt het veld Transactienummer om een afgesproken referentienummer (b.v. een CMR-nummer) te registreren. In je eigen administratie, heet dit veld 'Zendingnummer'. Via de Matching Rules geef je aan dat deze velden moeten matchen om de transactie goed te kunnen verwerken.
Automatiseer de afstemming van emballagetransacties
Op basis van de Matching Rules stemt PackControl je transacties automatisch af met de transacties die zijn geregistreerd door je wederpartijen en/of pool operators. Eventuele afwijkingen worden automatisch gemarkeerd, zodat je snel actie kunt ondernemen.
Controleer afwijkende, gemarkeerde transacties
Transacties die niet of niet helemaal voldoen aan een of meer Matching Rules worden geplaatst in het Reconciliation Review. Hier kun je ze eenvoudig nakijken en de transacties alsnog verwerken.
Stel de Balance Lock Date in om een verwerkte periode te blokkeren
Na complete saldoafstemming met wederpartijen en poolingbedrijven kun je een Balance Lock Date (saldoblokkeringsdatum ) instellen. Dit betekent dat er tot deze datum geen verdere transacties meer kunnen worden toegevoegd of gewijzigd in PackControl. Hierdoor staat het afgesproken saldo ook daadwerkelijk vast.
Je kunt Balance Lock Dates instellen voor je gehele emballageadministratie of per individuele wederpartij of pool operator.
In PackControl heb je alle informatie rond je herbruikbare emballageadministratie in één systeem. Je haalt met gemak de benodigde informatie op voor al je managementrapportages.
Inzicht in herbruikbare emballage per locatie
Bekijk en beheer herbruikbare emballage per locatie. Je beheert eenvoudig meerdere locaties en kunt gegevens delen met relevante partijen, of die intern zijn of extern.
Inzicht in herbruikbare emballage per account
Bekijk en beheer herbruikbare emballage-items per account van je wederpartijen, zoals leveranciers, klanten, vervoerders en poolingbedrijven.
Inzicht in specifieke herbruikbare emballageitems
Krijg grip op het gebruik en de locatie van specifieke emballage-items door de gegevens per emballage-item zichtbaar en beheersbaar te maken.
Individuele registratie van herbruikbare emballage-items
Registreer en volg items via trackers (GPS, LoRaWAN, RFID), QR-codes of (GRAI) barcodes. Koppel individuele items aan de trackers of QR-codes die je aan het item hebt bevestigd.
Deel je inzichten
Maak eenvoudig saldo-overzichten en (management)rapportages en deel ze met je collega's en wederpartijen.
Je kunt gerust handmatig gegevens invoeren in PackControl als je dat wilt. Maar waarom zou je, als PackControl het voor je kan doen. Zo maak je minder fouten en ben je veel sneller klaar. Dat vind je vast niet erg.
Plan en automatiseer gemakkelijk je gegevensimport
Plan de import van bestanden en gegevens uit je eigen systemen en die van wederpartijen. Dit gaat eenvoudig via de PackControl Loader Tasks, waarmee je het instelproces stap voor stap doorloopt. Eenmaal ingesteld, worden de imports uitgevoerd op de tijden die je hebt gepland.
Gebruik de API om gegevens uit te wisselen met je management software (ERP, CRM, WMS, TMS, etc.)
Importeer automatisch gegevens uit je ERP, CRM, Warehouse Management System (WMS) of Transport Management System (TMS) via de gebruiksvriendelijke PackControl-API.
Exporteer eenvoudig gegevens via een API-verbinding naar business intelligence-software zoals Power BI. De PackControl API Explorer is in elk scherm beschikbaar. Creëer snel de code om je emballageadministratie te koppelen aan de Power BI analysesoftware.
Iedereen met de juiste gebruikersrechten kan een Power BI API-koppeling opzetten, zelfs zonder kennis van zulke koppelingen.
Eenmaal ingesteld, worden de relevante gegevens telkens bijgewerkt als je in Power BI op 'gegevens vernieuwen' klikt. Zo kun je je emballagegegevens analyseren en interpreteren op een manier die past bij jouw stijl van managementrapportage en besluitvorming.
Definieer importen die passen binnen jouw emballagesysteem
Bepaal precies welke gegevens je wilt importeren, vanuit welke systemen. In PackControl heb je de flexibiliteit om je eigen keuzes te maken en zo grip te houden op je herbruikbare emballagesysteem.
Pre-processing voor optimale gegevensuitwisseling tussen systemen
Pre-processing of voorbewerking omvat het opschonen, aanpassen en voorbereiden van gegevens om te zorgen dat ze kloppen, overeenstemmen en bruikbaar zijn in PackControl.
Het gebruiksvriendelijke PackControl pre-processingsysteem zorgt dat het importproces vlekkeloos verloopt. Voor je transacties importeert, kun je gegevens wijzigen, toewijzen en aanpassen, zodat ze naadloos kunnen worden geïmporteerd in je emballageregistratiesysteem.
Herken en controleer eenvoudig alle onvolledige of mislukte transactie-importen
Wanneer transactiegegevens missen of de registratie mislukt, wordt een transactie in de Import Buffer geplaatst. Hiermee zie je makkelijk welke informatie je nog na moet kijken. Je maakt snel de benodigde aanpassingen, of kunt actie ondernemen op afwijkingen.
Hou grip op alle herbruikbare-emballagegegevens, zelfs als ze inconsistent zijn
Gegevensinvoer kan variëren tussen verschillende systemen en dat leidt tot verschillen, b.v. in de wijze waarop bedrijfsnamen en adressen worden vastgelegd. Waar je in het ene systeem een klantnaam afkort, gebruik je ergens anders misschien de volledige naam.
PackControl Value Mapping geeft je volledige controle over je gegevens, zodat je verschillend geregistreerde gegevens makkelijk met elkaar kunt matchen en doublures of afwijkingen kunt voorkomen.
Moeiteloos gegevens uit verschillende bronnen op elkaar afstemmen
Als PackControl onregelmatigheden constateert, worden deze gemarkeerd en wordt er een voorstel voor data mapping gegenereerd.
Data mapping is een geautomatiseerde manier om verschillen tussen gegevens uit meerdere systemen te elimineren.
Met een simpele klik voer je de voorgestelde mapping uit. Zo worden de gekoppelde gegevens bij alle volgende imports naadloos met elkaar geïntegreerd. Deze gestroomlijnde aanpak zorgt voor een meer efficiënte en nauwkeurige gegevensverwerking.
Makkelijk wederpartijen en items importeren met de Startup Template
Om zo snel mogelijk aan de slag te kunnen, hebben we met hulp van onze gebruikers een Master Startup Template ontwikkeld. Hiermee integreer je gemakkelijk alle bestaande gegevens naar je nieuwe PackControl emballageadministratie.
Alles gaat automatisch, dus je hoeft gegevens over emballage-items, leveranciers, klanten, poolingbedrijven en vervoerders niet handmatig in te geven. Na de eerste import kun je gegevens verrijken met aanvullende data-importen uit andere systemen (b.v. adressen, locaties, contactpersonen uit je CRM of ERP).
Als je wilt, kun je het simpel houden. Het enige dat je echt over je wederpartij hoeft te weten is de naam en een zoekcode. Als het nodig is, kun je andere gegevens later nog importeren of handmatig toevoegen.
Gebruik Upsert om gegevens goed te laten corresponderen
Het woord 'upsert' is een samenvoeging van 'update' en 'insert' (invoegen). Als een record in je importbestand overeenkomt met een bestaand record, dan wordt het bestaande record bijgewerkt met de waarden in je bestand. Wordt er geen match gevonden, dan wordt een nieuw record aangemaakt (inserted). De upsert-methodiek wordt standaard gebruikt in alle importprocessen in PackControl, zodat gegevens uit meerdere bronnen correct kunnen worden samengevoegd.
Gebruik de Master Product List als basis voor een snelle start
De PackControl Master Product List bevat bijna 200 herbruikbare-emballage-items. Er worden regelmatig nieuwe (pooling-) items toegevoegd. De artikelen uit deze lijst kun je klonen en aanpassen voor gebruik in jouw administratie. Uiteraard kun je ook je eigen, unieke emballage-items toevoegen aan je PackControl emballageregistratiesysteem.
Vooraf ingevulde standaardeigenschappen in de hoofdlijstitems maken het eenvoudiger om je administratie in te richten. Om gegevensuitwisseling met andere softwarepakketten (o.a. ERP, TMS, WMS) te stroomlijnen zijn GTIN-nummers (voorheen EAN-codes) toegevoegd.
Slimme data-matching, zelfs als je verschillende namen gebruikt voor een variabele
Je komt er niet onderuit: als je gegevens importeert uit meerdere bronnen (ERP, CRM, TMS, WMS, etc.), kom je altijd wel naamgevingsverschillen tegen. Dit gebeurt als je bijvoorbeeld bedrijfsnamen, productbenamingen of andere variabelen in verschillende systemen net even anders spelt of afkort. In PackControl hebben we hiervoor een slimme oplossing met data matching.
Voorbeeld
Stel, je kort een klantnaam af in je ERP, gebruikt de volledige naam van het bedrijf in je WMS en in je TMS staat een spelfout. Zulke verschillen worden in PackControl automatisch gematcht via de value-mapping-module.
Automatisch matchen
Voor het matchen van de bronwaarden gebruiken we AI-achtige logica. We noemen dit value mapping. Met de gebruiksvriendelijke matching-interface in PackControl kun je zelf de afwijkende gegevens eenvoudig met elkaar in overeenstemming brengen. Eenmaal bevestigd, wordt de toegewezen combinatie automatisch gebruikt bij alle volgende imports.
Het is echt niet moeilijk, maar we helpen je graag op weg
Hoewel we het starten met PackControl zo makkelijk en automatisch mogelijk voor je hebben gemaakt, snappen we ook dat je dit niet elke dag doet. Het exporteren en importeren van data en het koppelen van je interne systemen met PackControl kan heel ingewikkeld lijken. PackControl biedt je volledige ondersteuning bij de implementatie zo dat je echt snel aan de slag kunt.
Je kunt PackControl op veel manieren personaliseren. Voeg je eigen bedrijfslogo en huisstijlkleuren toe. Zo wordt jouw emballageregistratiesysteem echt van jou.
Personaliseer de user-interface
Voeg je eigen logo toe en pas de kleuren van de PackControl user-interface aan je huisstijlkleuren aan.
Personaliseer Excel- and pdf-rapporten
Personaliseer Excel- en pdf-rapportages en -overzichten die je naar je collega's, leveranciers, klanten, vervoerders en andere wederpartijen stuurt. Voeg je bedrijfslogo en huisstijlkleuren toe en geef je overzichten een professionele uitstraling.
Personaliseer je PackControl inlogscherm
Peronaliseer het inlogscherm volgens de huisstijl van je bedrijf.
Je kunt het loginscherm aanpassen met jouw huisstijlkleuren en kunt een van je eigen websitepagina's instellen als onderdeel van je inlogscherm. Zo kun je bijvoorbeeld je homepage, contactpagina of nieuwsberichten laten zien.
Wederpartijen die toegang hebben tot het Counterpart Portal om hun saldo's te controleren, krijgen hiermee het gevoel dat ze in jouw eigen omgeving aan het werk zijn, terwijl ze inloggen in jouw PackControl-omgeving.
Personaliseer het Counterpart Portal
Gebruik je eigen huisstijl en logo in het Counterpart Portal waarmee je informatie kunt uitwisselen met wederpartijen en saldo's kunt afstemmen. Wederpartijen die dit Portal gebruiken herkennen zo direct jouw organisatie.
Log uit naar een zelfgekozen webpagina
Personaliseer de uitlogpagina waar je gebruikers op terechtkomen na het uitloggen. Dit kan een van je eigen pagina's zijn, of een andere url. De keuze is aan jou.
PackControl is ontwikkeld om jouw administratieve processen te ondersteunen. Of je nu alleen maar je foutgevoelige Excel-spreadheets wilt vervangen, of op zoek bent naar een volledig geautomatiseerd emballageregistratiesysteem, wij hebben de juiste oplossing voor je.
Informatie over prijzen en functionaliteiten vind je op onze Producten-pagina.