De controle van de inkoopfacturen (Vendor Invoices) is vaak onvolledig als het gaat om emballagekosten. Statiegeld en huurkosten blijven vaak slechts schattingen en dat staat een grondige controle in de weg. In PackControl bereken je niet alleen welke bedragen moeten worden verrekend, maar kun je ook de bijbehorende facturen automatisch controleren en aftekenen. Hieronder lees je er meer over.
Onder Vendor Invoice Management verstaan we het verwerken en beheersen van inkoopfacturen. Na ontvangst van een factuur wordt gecontroleerd of bedragen kloppen met het ontvangstbewijs of DESADV, de bestelling en / of de offerte. Onvolledige of incorrecte berekeningen kunnen leiden tot te hoge kosten. Hoe meer van het registratie- en controleproces je automatiseert, hoe beter je de kosten van je leeggoed beheerst.
Bij de controle van emballagekosten kunnen problemen ontstaan omdat de juiste berekening ervan ingewikkeld blijkt en het moeilijk is de facturen te matchen met de juiste bedragen. Te vaak worden bedragen voor statiegeld, huur of servicekosten als opslag, reparatie en reiniging zonder grondige controle afgetekend en dat kan leiden tot te hoge kosten.
De berekening van emballagesaldo’s en de bijbehorende kosten voor statiegeld of huur is ingewikkeld omdat die afhankelijk is van veel verschillende factoren. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:
Om emballagekosten goed te berekenen is het belangrijk om te zorgen voor structuur in je emballageadministratie. De emballagesoftware van PackControl is daarvoor de meest complete oplossing. Alle gegevens die je nu in losse spreadsheets verzamelt uit je TMS, WMS, ERP en boekhoudsystemen importeer je in één gebruiksvriendelijk systeem. Je automatiseert niet alleen het toepassen van regels, afspraken en uitzonderingen voor berekening van saldo's en kosten, maar kunt de berekeningen ook automatisch afstemmen met de facturatie.
Naast een emballageregistratiesysteem is PackControl een financieel pakket. Het berekent voor jou welke bedragen er verschuldigd zijn en je kunt het koppelen met je boekhoudsysteem. Via de module Invoice Matching vergelijk je automatisch je inkoopfacturen met de berekeningen die PackControl voor je heeft gemaakt. Zonder handwerk, spreadsheets, prints of markeerstiften.
“PackControl matcht de geïmporteerde inkoopfacturen automatisch met de juiste bedragen.”
Omdat je elke regel, afspraak en uitzondering per wederpartij, product of regio hebt vastgelegd in de software, kan er met de berekening niets meer misgaan. Per transactie wordt een journaalpost gemaakt en daarin zie je direct welke afspraken zijn toegepast, zodat je nooit hoeft te zoeken hoe een berekening tot stand is gekomen. En het mooiste: de automatisch geïmporteerde inkoopfacturen worden eenvoudig gematcht met de juiste bedragen.
Als statiegeld- of huurbedragen voor emballage die op de Vendor Invoice staan niet kloppen met de door PackControl berekende bedragen, worden deze posten gemarkeerd in de software. Je hoeft alleen de gemarkeerde regels te controleren. Zo zie je snel waar de verschillen ontstaan en kun je actie ondernemen op verkeerd gefactureerde bedragen. Heb je grote hoeveelheden goedgekeurde transacties, dan kun je deze allemaal tegelijk als Approved instellen en terugkoppelen naar de boekhouding voor betaling.
In de software van PackControl komen de fysieke, financiële en datastromen rond jouw leeggoedadministratie bij elkaar. Dat zorgt voor overzicht over je emballagegebruik en de kosten die ermee samenhangen. Ondanks dat veel transacties berekend worden aan de hand van losse afspraken en afwijkende regels, is de kostenberekening in PackControl automatisch goed. Je legt afspraken, regels en ook de vele uitzonderingen eenmalig vast en de rest gaat vanzelf. Factuurbedragen controleer je in dit systeem niet langer op basis van vertrouwen, maar op werkelijke, gecontroleerde aantallen, regels en afspraken.
PackControl is de complete software voor jouw emballagebeheer. Saldo-overzichten lees je automatisch in en direct bij ontvangst controleert de expeditiemedewerker of verwachte aantallen kloppen met de werkelijkheid. Ook kun je wederpartijen direct in de software de aantallen laten aftekenen. Dat alleen al scheelt enorm veel tijd en geeft je meer controle over je emballageverbruik en planning. Met Invoice Matching in PackControl controleer je bovendien automatisch de berekende kosten met de werkelijkheid zodat je nooit meer teveel betaalt. Zo maakt de emballagesoftware van PackControl jouw Vendor Invoice Management compleet.
Gebruik jij grote emballagevolumes en wil je volledige controle hebben over de emballagekosten en je emballagegebruik? Dan gaan we graag met je in gesprek. Neem gerust contact met ons op als je vragen hebt of geïnteresseerd bent in een vrijblijvende demo.
We schreven al eerder een artikel over statiegeldverrekening in PackControl. Je leest het hier.