Efficiënt emballage registreren voor transporteurs met de Transport & Trip Module in PackControl
Als transporteur vorm je de schakel tussen twee partijen. Je vervoert goederen van je opdrachtgever naar de ontvanger. Het leeggoed is meestal niet van jou, maar je moet wel bijhouden wat ermee gebeurt. Dat maakt de administratie verre van standaard. Speciaal voor de complexe dagelijkse praktijk bij transportbedrijven hebben we daarom in de PackControl emballagesoftware de Transport & Trips Module ontwikkeld.
Bij een reguliere emballagetransactie registreert de eigenaar van de emballage waar items worden geladen en gelost. Zo ontstaat er duidelijkheid over locaties en saldo's. Als transporteur laad en los je namens een of meer opdrachtgevers. Zelf ben je geen partij in de transactie. De emballage is niet van jou, maar je bent wel tijdelijk verantwoordelijk voor het saldo. Binnen een rit kun je laden én lossen op het laadadres en lossen en laden op het losadres. Dat maakt de registratie ingewikkeld en vraagt om een slimme oplossing.
In de Transportmodule van PackControl maak je transporttransacties aan voor al die verschillende activiteiten binnen een rit. Je registreert per rit welke items namens wie zijn geladen of gelost, op welke locatie, en voor welke opdrachtgever of ontvanger. Zo hou je overzicht en weet je precies op welke adressen je emballage moet ruilen. Saldo's deel je eenvoudig met je wederpartijen, zelfs als je namens meerdere opdrachtgevers op een locatie komt. In dat laatste geval kun je de ontvanger gespecificeerde overzichten sturen van de saldo's per opdrachtgever.
In de Transport & Trips Module van PackControl werk je op ritniveau en niet, zoals je opdrachtgevers, op transactieniveau. Op één scherm zie je welke laad- en losactiviteiten zijn gekoppeld aan een rit en dat maakt controle makkelijk.
Individuele locaties stuur je automatisch gedetailleerde overzichten. Zo is er meer inzicht en dat versnelt het omwisselproces.
Ruilt een chauffeur tijdens de rit lege CC-karren, Europallets of andere emballage-items, dan registreer je dat nauwkeurig in PackControl. Komt er een andere hoeveelheid leeggoed retour dan verwacht, dan is ook dat eenvoudig aan te geven in de software. Verschillen worden automatisch gemarkeerd, zodat je ze snel kunt controleren en verwerken.
De status van een rit kun je beheren via Trip Stage. Je past de ritstatus aan per transactie, of in één keer voor de hele rit. Klopt alles? Dan bevestig je dat met één klik. Klopt er iets niet? Dan onderneem je direct actie.
Als je werkt met charters die zelf verantwoordelijk zijn voor emballage, dan kun je in PackControl het chartersaldo bijhouden. Hiermee houd je ook bij uitbesteed werk grip op saldo's en kun je altijd achterhalen waar eventuele verschillen zijn ontstaan.
De emballagesoftware van PackControl kun je makkelijk koppelen met bijvoorbeeld je TMS, WMS en boordcomputers. Wijkt het verwachte aantal items uit je TMS af van het werkelijke aantal dat binnenkomt vanuit de boordcomputer, dan wordt de transactie gemarkeerd. Worden er bijvoorbeeld tien CC-karren verwacht, maar zijn er acht geladen, dan zie je dat direct. Ook verschillen bij geloste aantallen worden zo snel duidelijk.
Zoveel opdrachtgevers, zoveel afspraken. In Responsibility Rules leg je de afspraken voor elk laad- en losadres eenmalig vast, zodat ze daarna automatisch worden toegepast. Zelfs als er meerdere afspraken van toepassing zijn voor een locatie of account, kun je die vastleggen en automatiseren in PackControl.
Na verwerking van de transacties kun je je opdrachtgevers automatisch overzichten sturen van de emballagesaldo's per locatie. Uniek in PackControl zijn daarnaast de samengevoegde saldo-overzichten, die je maakt voor locaties waar je voor meerdere opdrachtgevers komt. Het toont voor die locatie de verschuldigde items per opdrachtgever. Op de locatie weten ze precies hoeveel emballage-items ze aan wie verschuldigd zijn en dat versnelt het omwisselproces.
Hanteren opdrachtgevers eigen codes voor locaties, dan kun je ook die toevoegen aan hun account. Dat maakt het voor de ontvanger van het overzicht makkelijker om emballagesaldo's automatisch te verwerken. Als locatie Schoolstraat in jouw systeem de code SCH heeft, maar bij opdrachtgever A wordt aangeduid met SSTR en bij opdrachtgever B met HAL4, dan stel je dat voor elke opdrachtgever eenvoudig in. Zo wordt automatische matching mogelijk en handel je eventuele verschillen snel af.
De Transport & Trips Module is onderdeel van de emballagesoftware van PackControl en ontwikkeld vanuit de dagelijkse praktijk bij transportbedrijven. Benieuwd of PackControl ook past bij jouw bedrijf? We geven je graag een demo.